Как пользоваться онлайн-кассой?

Законодательство обязало юридических лиц и индивидуальных предпринимателей использовать при расчетах с гражданами контрольно-кассовую технику. С 2017 года началось внедрение аппаратов нового образца с возможностью передавать данные в ФНС. Такая техника получила название онлайн-касса. Как ей пользоваться и другие вопросы разберем далее в статье.

Что такое онлайн-касса?

Кассовый аппарат нового поколения должен отвечать требованиям статьи 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. По внешнему виду онлайн-касса очень похожа на обычную. Но основной ее особенностью является функция передачи сведений о проведенных сделках в органы контроля.

Отличия от обычной кассы

Онлайн-касса, в отличие от используемых ранее кассовых аппаратов, имеет следующие особенности:

• встроенный фискальный накопитель;
• печать QR-кода на чеке;
• взаимодействует с аккредитованными операторами фискальных документов (ОФД);
• отправляет покупателям и в ОФД чеки в электронном виде.

Сравним кассовую технику старого образца с онлайн-кассой:

Так же читайте: Кто должен переходить на новые Онлайн-кассы?

Принцип работы

Кассовый аппарат теперь неразрывно связан с оператором фискальных документов. Поэтому принцип работы его можно описать следующим алгоритмом:

• получение наличных средств от покупателя и формирование чека;
• запись данных о чеке в фискальный накопитель, подтверждение документа фискальными данными;
• обработка полученных данных фискальным накопителем и передача их оператору ФД;
• прием ОФД сведений о чеке и передача сигнала, свидетельствующего получение чека;
• обработка информации ОФД и передача ее в налоговую службу;
• направление электронной копии чека покупателю по его просьбе.

Весь процесс происходит мгновенно при наличии хорошего интернет-соединения.

Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция

Процедура работы с новой кассовой техникой состоит их следующих шагов:

1. Подготовка кассира к работе: получение денежного ящика, разменных денег. При необходимости нужно получить чековую ленту и заправить ее в аппарат.

Затем онлайн-касса включается, кассир заводит личный логин и пароль. Проверяется наличие интернет-соединения.

2. Открытие смены происходит с получения нулевого отчета.

Обязательно пробивается несколько нулевых чеков, чтобы оценить работоспособность кассового аппарата и четкость печати. Здесь же можно проверить текущую дату и время, они должны быть указаны правильно. Одновременно уточняется правильность нумерации в чеке.

3. Обслуживание клиентов, заключающееся в получении оплаты за покупку, отражении операций в онлайн-кассе и выдаче чеков покупателям. При желании они вправе до момента получения чека запросить у кассира электронный документ. Для этого гражданин сообщает свой электронный адрес или номер мобильного телефона.

Кассир не может отказать покупателю в выдаче электронного чека. При вводе данных они отражаются в бумажном документе и сведения о покупке направляются по указанным реквизитам.

4. В чеке отражается «Признак расчета» и «Признак способа расчета», поэтому имеет значение способ оплаты покупки: наличными или картой. При отсутствии на карте достаточного для полной оплаты количества средств покупатель может внести остаток наличными. При этом современные кассы могут проводить эти операции в одном чеке, отразив разными позициями.
5. Закрытие смены.

Этот алгоритм обязателен для исполнения каждым кассиром, поэтому руководитель организации или индивидуальный предприниматель должны позаботиться об обучении персонала, работающего с онлайн-кассой. Нарушение норм законодательства в сфере торговли влечет за собой штрафные меры воздействия. Лучше потратить время на стажировку кассиров, чем потом платить по взысканиям.

Открытие и закрытие смены

Остановимся подробнее на начале работы с ККТ и завершении рабочего дня.

Приступая к новой смене, кассир вводит в кассовый аппарат свой персональный логин и пароль.

Затем распечатывается отчет, свидетельствующий об открытии смены. Это такой же фискальный документ, как и чеки, выдаваемые в течение рабочего дня. Поэтому он передается оператору в электронном виде и отражает сведения о подключенном устройстве и информацию о том пользователе, кто произвел открытие смены.

Законодательством устанавливается длительность смены, когда после открытия и закрытия должно пройти не более 24 часов. Такое требование установлено п.2 ст.4.3 № 54-ФЗ. Если по истечении 24 часов не произведено закрытие кассовой смены, прекращается формирование на чеке фискального признака документа, что приводит к блокировке процесса выдачи чеков.

Из этого следует, что открыть и закрыть смену можно не в один день, но между ними должно быть не более суток. Закрытие смены отражается в соответствующем отчете, который служит основанием для составления приходного кассового ордера и внесения записи в кассовую книгу.

Отчет о завершении кассовой смены отправляется ОФД и в нем отражается следующая информация:

• о смене, а также кассире, который работал с кассой в течение смены;
• количество чеков, отпечатанных за рабочее время;
• количество чеков, которые не дошли до оператора;
• итоговая сумма полученных наличных средствах;
• сумма произведенных возвратов средств из кассы;
• разбивка по способам получения денег: в виде наличного расчета или по карте.

Такой отчет является основанием для подготовки нескольких приходных ордеров, если полученные средства приходуются в кассу по разным видам операций и проводкам. Это могут быть:

• предоплата за будущую поставку товаров, аванс в счет планируемых услуг или работ;
• оплата в полном объеме за товар, работу или услугу;
• частичное внесение в кассу денежных средств.

Посмотрите на видео как пользоваться ККТ «Меркурий 115ф» в подробной инструкции кассира.

Что должно быть в товарном чеке нового образца?

Статья 4.7 Закона № 54 устанавливает ряд обязательных реквизитов, которые должен содержать чек, выдаваемый через онлайн-кассу.

Это:

1. Наименование продавца с указанием организационно-правовой формы;
2. ИНН;
3. Система налогообложения, которая применяется продавцом;
4. Точный адрес точки продаж, где установлена конкретная касса;
5. Номер смены, которая осуществляет продажу товара или принимает средства за работы или услуги;
6. Номер чека в течение открытой смены;
7. Информация о кассире с указанием ФИО;
8. Дата произведения операции, по которой выдается чек, а также точное время;
9. Признак, по которому устанавливается приход денежных средств или их возврат по операции;
10. Наименование отпускаемого товара или произведенных работ с указанием единицы измерения, ее стоимости и итоговой суммы по позиции;
11. Отдельной строкой по каждой отпускаемой позиции и после итоговой суммы выводится ставка НДС;
12. Форма получения платежа: наличными или безналичными по карте;
13. Адресс сайта налоговой по проверке ФПД;
14. Номер ККТ, под которым касса зарегистрирована в ИФНС;
15. Номер фискального накопителя, являющийся уникальным для каждого из них;
16. Номер записи фискального документа в накопителе;
17. Фискальный признак кассового документа, который регистрируется накопителем;
18. Наименование и адрес сайта оператора фискальных документов.
19. Уникальный QR-код, присваиваемый конкретному чеку;

Если покупатель просит передать чек в электронном виде и указывает свои контакты, то в чеке пропечатывается адрес почты или телефон покупателя, а также e-mail магазина. Реквизитов достаточно много, но они обязательны.

Если в продаже фигурирует не товар, а услуга продаваемая населению, то индивидуальным предпринимателям доступно использование электронных бланков строгой отчетности (эБСО).

Частые вопросы

Продажа товара, оказание услуг и работ с получением денежных средств подтверждаются кассовым чеком. Отправка фискальных данных по операциям лежит на продавце. При этом должно быть обеспечено соединение с интернетом для передачи данных в ОФД и налоговый орган. При отсутствии соединения у продавца имеется 30 дней на устранение проблем, в течение которых данные хранятся в онлайн-кассе и будут переданы сразу после наладки связи.

Рассмотрим несколько типичных операций по кассе:

• при возврате товара необходимо распечатать чек через возврат прихода и с покупателя берется заявление на возврат;
• если кассир пробил чек ошибочно, формируется чек коррекции;
• поступление средств в виде аванса отражается по способу «Аванс», а затем итоговый чек с полной оплатой.

Типичные проблемы при работе новой ККТ можно обозначить несколькими пунктами:

• отсутствие интернет-соединения – предоставляется 30-дневный срок на устранение проблем, по истечении которых аппарат блокируется;
• отсутствие электроэнергии – невозможно производить продажи до исправления ситуации.

Видео-инструкции кассовых аппаратов Атол и Меркурий

Атолл 90ф инструкция кассира:

Атол 91ф инструкция кассира:

Касса Меркурий 185 ф — инструкция по применению: