Выдача денежных средств из кассы компании в обязательном порядке должна оформляться документально. Для этого используется бланк расходного кассового ордера. Документ будет признан действительным только при правильном его заполнении.
Что такое РКО?
Расходный кассовый ордер (РКО) является бланком кассовой дисциплины, подтверждающий выдачу наличности из кассы. Оформляется сотрудником бухгалтерии и заверяется представителями организации:
- руководителем;
- главным бухгалтером;
- кассиром.
Лицо, получившее наличность, должно также поставить свою подпись в подтверждение этого факта.
Индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые документы, поскольку с 1 июня 2014 г. в отношении данной категории применяется упрощенный кассовый порядок.
Бланк РКО по унифицированной форме КО-2
Расходные кассовые операции осуществляются при заполнении унифицированной формы № КО-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88.
Законодательство утвердило структуру документа и порядок его заполнения. Организации, использующие бухгалтерские программы, могут заполнять и распечатывать РКО. Вторым вариантом является использование типографских бланков либо распечатанных шаблонов.
Обязательным условием их применения является наличие всех необходимых реквизитов и соблюдение схемы их расположения в документе.
Скачать бланк РКО в формате Word и Excel:
Заполняется форма КО-2 в следующих случаях:
- при сдаче на банковский счет денежной выручки (в строке Основание должна присутствовать соответствующая фраза, например, «Перечисление наличных средств на расчетный счет»);
- при передаче сотруднику денег под отчет в связи с приобретением необходимых для нужд организации материалов, отбытием в командировку, выдачи материальной помощи (в строке «Основание» обязательно конкретизируется причина).
Как правильно заполнить РКО?
Заполнение бланка необходимо производить в тот же день осуществления фактического расхода наличных кассовых средств.
Недопустимо наличие в РКО исправлений. Составляется в одном экземпляре и хранится в кассе в подтверждение произведенной операции.
Заполнение реквизитов бланка РКО:
- Код ОКПО – статистический код организации, если нет — прочерк;
- Наименование организации заполняется полностью, также допустимы сокращения, утвержденные ее Уставом;
- Указывается структурное подразделение, выписавшее ордер (при отсутствии подразделения, эта графа прочеркивается);
- Все кассовые ордера регистрируются в журнале (форма № КО-3), номер и дата документа соответствуют записи в нем;
- В графе «Дебет» кодируется:
- структурное подразделение (если нет — прочерк);
- корреспондирующий счет расхода наличных из кассы;
- в случае применения аналитического учета его код (в ином случае – прочерк);
- В графе «Кредит» отражается бухгалтерский счет учета — 50 (касса);
- Указывается сумма расхода в рублях и копейках;
- В «Основании» прописывается информация, на какие нужны эти средства были выданы;
- В строках «Сумма» и «Получил» указывается сумма прописью с заглавной буквы без отступа от начала. Недопустимо сокращение слов «рубль» и «копейка», копейки проставляются цифрами. Оставшееся свободное место строки прочеркивается;
- В строке «Приложение» указываются сведения о первичной документации, на основании которых наличные средства были выданы из кассы компании.
Все подписи должны иметь расшифровки. Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью.
Образец заполнения РКО на выдачу зарплаты по ведомости
Кассир, осуществивший выдачу средств из кассы, производит ее лицу при предъявлении им удостоверения личности, его реквизиты вносятся в строку РКО.
После заполнения ордер проверяется кассиром на правильность заполнения и затем гасится штампом с надписью «Оплачено» (при его отсутствии допустимо использовать штамп с наименованием организации) и даты. Погашенный бланк хранится в кассе, а в журнале № КО-4 делается запись о выданных средствах.
Расходный кассовый ордер также используется при выдаче заработной платы наличными из кассы.
- Если зарплата выдается без оформления платежной ведомости, то расходный ордер составляется по каждому отдельно.
- При составлении платежной ведомости в конце последнего дня ее срока кассир отмечает возврат средств и передает в бухгалтерию. После проверки бухгалтер заверяет ведомость и в тот же день составить РКО на всю фактически выданную по ней сумму. Дата ордера должна соответствовать дате последнего дня выдачи заработной платы (закрытия ведомости). На последней странице платежной ведомости бухгалтер ставит дату и номер РКО.
Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован кассиром в кассовой книге.
Расходный кассовый ордер — образцы 2020 года
Приведем примеры заполненных бланков РКО для разных случаев:
- при расчете с поставщиками и подрядчиками.xls;
- материальная помощь работнику.xls;
- при дальнейшей сдачи в банк.xls
БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России
